Polityka prywatności – Transport i Spedycja Mazury

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Transport i Spedycja Mazury (dalej: „Spółka”, „my”) w związku ze świadczeniem usług transportu i logistyki na terytorium Polski oraz za granicą.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Transport i Spedycja Mazury z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Administrator”). Dane kontaktowe Administratora mogą być udostępnione na stronie internetowej Spółki, w umowach oraz korespondencji handlowej.

1.3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych.

2. Zakres przetwarzanych danych osobowych

2.1. W ramach prowadzonej działalności w zakresie transportu i logistyki możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, numer KRS lub innych rejestrów,
• dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres siedziby lub zamieszkania, adres do korespondencji,
• dane związane z realizacją usług: dane o przesyłkach, zleceniach transportowych, miejsca załadunku i rozładunku, dane kierowców i osób kontaktowych,
• dane rozliczeniowe: dane do faktury, numery rachunków bankowych, informacje o płatnościach,
• dane przekazywane dobrowolnie w korespondencji: treść wiadomości, załączniki, inne informacje podane w formularzach lub umowach.

2.2. W przypadku współpracy z kierowcami, podwykonawcami lub pracownikami, możemy przetwarzać dodatkowe dane wymagane przez przepisy prawa pracy, ubezpieczeń społecznych lub przepisy dotyczące transportu drogowego (np. numer prawa jazdy, dane z dokumentów tożsamości, uprawnienia zawodowe), w zakresie niezbędnym do zawarcia i realizacji umowy oraz wypełnienia obowiązków prawnych.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na podstawie następujących podstaw prawnych:

(a) Realizacja umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO):

• przyjmowanie i realizacja zleceń transportowych i spedycyjnych,
• organizacja przewozu, kontakt operacyjny (np. z nadawcą, odbiorcą, kierowcą),
• wystawianie dokumentów przewozowych, protokołów, potwierdzeń realizacji zlecenia,
• obsługa reklamacji dotyczących wykonanych usług.

(b) Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO):

• prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej,
• przechowywanie dokumentów handlowych zgodnie z przepisami,
• realizacja obowiązków wynikających z przepisów o transporcie drogowym, czasie pracy kierowców oraz innych regulacji branżowych.

(c) Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):

• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia (np. ochrona przed nadużyciami, weryfikacja kontrahentów),
• kontakt handlowy związany z bieżącą współpracą,
• tworzenie zestawień, analiz i statystyk na potrzeby wewnętrzne.

(d) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), o ile zostanie wyrażona:

• wysyłka informacji marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną,
• udział w akcjach promocyjnych i wydarzeniach organizowanych przez Spółkę,
• inne cele, o których osoba jest informowana przy zbieraniu zgody.

3.2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach może być niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, wystawienia dokumentów rozliczeniowych albo wypełnienia obowiązków prawnych. Odmowa podania danych może uniemożliwić świadczenie usług.

4. Okres przechowywania danych

4.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przez przepisy prawa lub uzasadniony okresem przedawnienia roszczeń.

4.2. W szczególności:

• dane związane z realizacją umów oraz rozliczeniami – przez okres trwania umowy, a następnie przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego),
• dane przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi – do upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikającego z przepisów prawa cywilnego lub innych przepisów szczególnych,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania lub osiągnięcia celu przetwarzania, chyba że przepisy wymagają dłuższego okresu przechowywania.

5. Odbiorcy danych osobowych

5.1. Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych wyżej celów:

• podwykonawcom i partnerom współpracującym przy realizacji usług transportu i logistyki (np. przewoźnikom, spedytorom, magazynom, agentom celnym),
• dostawcom usług technicznych i organizacyjnych (np. dostawcy systemów informatycznych, usług hostingowych, obsługa serwerów, poczty elektronicznej),
• biurom rachunkowym, doradcom podatkowym, prawnym, audytorom,
• instytucjom finansowym i bankom realizującym płatności,
• organom administracji publicznej, sądom, organom ścigania i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

5.2. W przypadku przekazywania danych odbiorcom zewnętrznym zawieramy odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, jeżeli jest to wymagane przez prawo, oraz dbamy o to, aby odbiorcy zapewniali odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

6.1. Co do zasady staramy się przetwarzać dane osobowe na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W związku z charakterem działalności transportowo‑logistycznej może jednak dojść do sytuacji, w której dane będą przekazywane do państw spoza EOG, np. przy realizacji zleceń międzynarodowych.

6.2. W takim przypadku przekazanie danych następuje zgodnie z RODO, w szczególności na podstawie:

• decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony przyjętej przez Komisję Europejską, lub
• standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, lub
• innych odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w przepisach o ochronie danych.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

7.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych – uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane oraz otrzymania ich kopii,
• prawo sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania – np. gdy osoba kwestionuje prawidłowość danych lub sprzeciwia się ich przetwarzaniu,
• prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego,
• prawo cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.

7.2. W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych kontaktowych podanych w dokumentach firmowych, na stronie internetowej lub w korespondencji.

7.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego odpowiedzialnego za ochronę danych osobowych w Polsce (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeśli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

8. Zasady bezpieczeństwa danych osobowych

8.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

8.2. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, które są zobowiązane do zachowania poufności.

8.3. Administrator na bieżąco monitoruje stosowane środki bezpieczeństwa i dostosowuje je do poziomu zagrożeń oraz wymogów prawa.

9. Pliki cookies (jeżeli dotyczy)

9.1. Strona internetowa Transport i Spedycja Mazury może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, dostosowania treści do preferencji użytkownika oraz prowadzenia statystyk odwiedzin.

9.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies za pośrednictwem swojej przeglądarki internetowej, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności strony.

10. Zmiany Polityki prywatności

10.1. Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, rozwoju usług lub wprowadzenia nowych technologii.

10.2. Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana w miejscu przyjętym przez Administratora (np. na stronie internetowej) z odpowiednią informacją o dacie wejścia w życie zmian.

10.3. Zaleca się regularne zapoznawanie się z treścią Polityki prywatności w celu uzyskania aktualnych informacji o sposobach i celach przetwarzania danych osobowych przez Transport i Spedycja Mazury.